Qu’est-ce qu’une archive ? A l’occasion de la journée internationale des archives établie par le conseil international des archives en 2005, la radio CHOQ FM 105.1 a décidé de se joindre à cette initiative afin de souligner le rôle et l’importance de ces documents. Reconnu pour son apport en matière de conservation de la mémoire collective des francophones de l’Ontario à travers les âges, le centre de recherche en civilisation canadienne-française est notre invité du jour. Astuces et secrets de conservation des archives sont recueillis sous la plume de notre chroniqueur Sianko Sambou avec une visite guidée de Christine Dupuis, responsable des archives pour le centre .
Quels sont les critères à respecter pour qu’un document soit considéré comme une archive ? Existe-t-il de fausses archives par la nature du témoignage ou encore l’inexactitude des données qui y sont contenues ?
« Les archives sont l’ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité, documents soit conservés par leur créateur ou leur successeurs pour leurs besoins propres, soit transmis à l’institution d’archives compétente en raison de leur valeur archivistique. » Les archives témoignent des évènements passés et peuvent prendre diverses formes (textuel, photographique, audiovisuel, numérique), il suffit qu’elle ait une valeur d’information ou une valeur de témoignage pour être considérée comme un document d’archives. Afin d’avoir une valeur, les archives doivent répondre aux caractéristiques d’authenticité, de fiabilité, d’intégrité et d’accessibilité. Les archives témoignent d’une expérience ou d’un point de vue dans un contexte particulier. Il se peut donc que des documents d’archives se contredisent, mais soient tous vrais.
La valeur juridique des archives. Est-ce qu’il y a des normes de conservation des archives ?
Un des principes importants en archivistique est le principe de territorialité. Ce principe veut que les archives soient conservées par le service d’archives pertinent sur le territoire dans lequel les documents d’archives sont créés. Au Canada, c’est Bibliothèque et archives Canada l’entité de conservation des archives gouvernementales fédérales ainsi que le patrimoine documentaire canadien. En plus de BAC, chacune des provinces et territoires détient un centre d’archives qui traite, conserve et diffuse les archives représentant le patrimoine documentaire propre aux provinces et territoires. En plus des centres d’archives gouvernementaux, on retrouve au Canada de nombreux centres d’archives qui traitent et conservent les archives de différentes communautés, groupes ou évènements. Les grandes municipalités où certains organismes ont aussi la capacité de conserver leurs archives. Le Conseil canadien des archives est l’organisme qui a comme rôle d’assurer le développement et la coopération au sein du système archivistique canadien.
Par exemple, le centre de recherche en civilisation canadienne-française qui acquiert, traite, conserve et diffuse les archives relatives à la francophonie canadienne en milieu minoritaire. Le centre d’archives est situé sur le campus de l’Université d’Ottawa et compte plus de 600 fonds d’archives privées. Les fonds d’archives sont ceux des personnes physiques ou morales ayant un apport important auprès des communautés francophones de l’Ontario et du Canada.
En plus des conditions d’entreposage propice à la conservation des documents d’archives (température et humidité adéquate), les archives doivent aussi être accessibles. Des organismes comme le Conseil canadien des archives veillent à ce que la communauté archivistique canadienne respecte les pratiques de conservation.
L’effort de mémoire pour nos héros ? En fait-on assez ? Existe-t-il suffisamment d’archives pour commémorer le sacrifice de ceux qui sont morts au combat sous le drapeau canadien ?
Les archives des anciens combattants canadiens sont conservées à Bibliothèque et archives Canada, qui conserve et diffuse les dossiers militaires des Canadiens. Notamment, les dossiers militaires des soldats canadiens de la Première Guerre mondiale ont fait l’objet d’un projet de numérisation et sont tous accessibles en ligne.
En plus des archives relevant de l’armée canadienne, nombreux sont les centres d’archives qui ont conservé des témoignages des expériences des Canadiens et des Canadiennes ayant contribué à l’effort de guerre. Ces témoignages sont retrouvés dans des fonds d’archives privés et témoignent entre autres de la vie des individus. Ses archives sont confiées aux centres d’archives afin d’en assurer une meilleure conservation et un meilleur accès.
Avec la prolifération des documents, le numérique jouera un rôle essentiel dans l’archivage des données ? Quels sont les moyens numériques que l’on peut utiliser pour archiver les données ? Existe-t-il des normes à respecter pour les supports audio ou numériques des archives ?
Le numérique est déjà une partie importante des archives conservée dans les divers centres d’archives et sont régies par les mêmes normes que les documents analogues. Ils doivent être décrits selon les règles de description des documents d’archives (RDDA). En plus des descriptions archivistiques, les documents numériques doivent comporter des métadonnées pertinentes qui permettent de connaître le contexte de production et des informations sur le document. Les entrepôts numériques sont comme des entrepôts physiques, mais la seule différence est qu’ils ne prennent pas beaucoup d’espace physique comme des documents, mais sont entreposés sur des serveurs.
Le plus grand défi des documents numériques est l’obsolescence des technologies. Les changements rapides de technologies et de son support engendre des problématiques liées à l’accessibilité de certains types de fichiers ou formats. Il faut donc assurer l’accès aux données des documents numériques par la migration des données vers des fichiers en formats plus stables. Par exemple, un document PDF-A est préférable à un document WordPerfect. Afin d’assurer la pérennité des documents d’archives numériques, les archivistes doivent être proactifs dans la gestion des collections numériques et assurer la migration des documents vers des formats stables contenant toutes les métadonnées permettant d’assurer la valeur des archives numériques.
Christine Dupuis
Responsable des archives
Centre de recherche en civilisation canadienne-française (CRCCF)
Courriel professionnel : archives.crccf@uottawa.ca
1 – http://www.piaf-archives.org/sites/default/files/bulk_media/m01s1/co/m1section1_22.html
2 – https://www.ica.org/fr/que-sont-les-archives
Propos recueillis par Sianko Sambou